Sinds 1 juli 2020 werken we met een nieuw systeem voor deelnemerbeheer, de kassa en in de toekomst ook inkoop en voorraad. Het heet Romanesco 2.0. Het is gebaseerd op uitsluitend open source software van WordPress, OSPOS, Libtables en in de toekomst ook PHPList.

Wij houden bij

• Voorna(a)m(en)
• Tussenvoegsel(s)
• Achterna(a)m(en)
• E-mailadres
• Postcode
• Het aantal pakketten dat de deelnemer bestelt per week
• Afhaallocatie
• Of je abonnement op ACTIEF of PAUZE staat, en stond.
• Verkopen van pakketten, gekoppeld aan de naam van de deelnemer.
• Verkopen van andere producten, meestal ook, maar niet perse gekoppeld aan de naam van de deelnemer.

Hoe bewaren we dat

• In de database van onze Nederlandse website-host Oxilion.

Waarom we dit bijhouden

• Voornaam / Tussenvoegsel(s) / Achternaam
  > Om groentepakketten voor de deelnemers te kunnen inkopen.
• E-mailadres
  > Om met deelnemers te kunnen communiceren
  • We verzenden 1x per week een mail aan alle deelnemers
  • en 1x per week een mail aan de deelnemers die hun abonnement ACTIEF hebben staan.
  • En zéér incidenteel losse mails.
• Postcode
  > Uitsluitend om bij registraties in één oogopslag te kunnen zien of ze spam zijn.
• Het aantal pakketten dat de deelnemers bestellen.
  > Om het juiste aantal pakketten in te kopen.
• We houden ACTIEF/PAUZE per week bij.
  > Om wanneer een deelnemer 3 weken op rij niet afhaalt, diens abonnement op PAUZE te zetten.
  > Om op het deelnemerprofiel de niet-afgehaalde profielen te kunnen tonen.
• Of je abonnement op ACTIEF of PAUZE staat
  > Ook om het juiste aantal pakketten in te kopen.
• Afhaallocatie
  > Om te weten waar we de pakketten moeten aanbieden.

Wat er wekelijks op zondag om 20:00 gebeurt
Wekelijks om 20:00 wordt een momentopname gemaakt en wordt er in een tabel “Bestellingen” vastgelegd of de abonnementen van deelnemers op ACTIEF of PAUZE staan. Zo kunnen we de juiste inkoop aantallen en afleverlocatie bepalen.

Wat er wekelijks op de markt gebeurt
Op de markt wordt de deelnemer gevraagd zijn/haar naam te noemen en wordt deze naam opgezocht. Voor de kassamedewerker is nu zichtbaar of deze deelnemer op zondagavond wel of geen pakket heeft besteld. Het pakket wordt afgerekend op naam van de deelnemer. De deelnemer kan nog meer producten kopen. Deze komen dan ook op naam van de deelnemer. Wil de deelnemer ze anoniem kopen dan kan dat ook: Hij/zij rekent dan het pakket op naam af, en kan vervolgens de andere producten anoniem kopen. De deelnemer kan om een e-mail vragen, waar de bon van de verkoop in zit. (Mits die aankoop op naam plaatsvond). Deze wordt direct van de website/mailserver van Oxilion verzonden aan het e-mailadres van de deelnemer.

De deelnemerbeheerder
De deelnemerbeheerder en IT-developers hebben toegang tot alle gegevens. De deelnemerbeheerder helpt deelnemers bij vragen over en problemen met hun profiel, helpt andere medewerkers met hun specifieke account in Romanesco 2.0 en legt uit, traint, ondersteunt en lost problemen op. Als de deelnemerbeheerder via email contact heeft met een deelnemer dan wordt het e-mailadres dan de deelnemer in het adressenboek opgeslagen. Ook worden verzonden mails opgeslagen in de verzonden items van de deelnemerbeheerder.

De pakketmailverstuurder
De pakketmailverstuurder verstuurt 2 keer per week mails aan deelnemers. Op vrijdag aan alle Lekkernassûh deelnemers en op dinsdag aan alle deelnemers waarvan het abonnement op ACTIEF staat. De pakketmailverstuurder heeft toegang tot het gedeelte in Romanesco 2.0 waar zich de e-mailadressen bevinden. Bij een mailing via het web-mailprogramma van Greenhost worden deze e-mailadressen als BCC opgenomen.

De kassamedewerker
Kassamedewerkers kunnen de namen van deelnemers opzoeken om te controleren of hun abonnement op ACTIEF staat voor een bepaalde markt. Ze verkopen deze deelnemer vervolgens een groentepakket en eventueel meer producten. (De overige producten kunnen ook anoniem aan deze persoon worden verkocht, net zoals dat aan andere bezoekers gebeurt).

Beveiliging
De manier waarop onze informatiebronnen beveiligd zijn, publiceren we niet in deze verklaring omdat dat misbruik vereenvoudigt. Je kan eventueel een gesprek aanvragen bij de webmaster of IT-developers hierover.

Uitschrijven. Het recht om vergeten te worden.
Als de deelnemer zich wil uitschrijven, gaat deze naar deze weblink uitschrijven. Deze link wordt ook gedeeld op het deelnemerprofiel en onderaan de wekelijkse mails. Vanuit dat formulier wordt een e-mail aan de deelnemerbeheerder verzonden, die vervolgens handmatig de registratiebestand (record) van de deelnemer uit de database verwijdert en dat per e-mail aan de deelemer bevestigt. Alle persoonlijke gegevens van de deelnemer worden gewist. De naam wordt vervangen door een opeenvolgend nietszeggend nummer, en aan dat nummer blijft uitsluitend de verkoopinformatie gekoppeld. Dit maakt het mogelijk dat we aan het einde van een periode de juiste verkoopcijfers kunnen opzoeken. Er blijft geen enkele informatie achter die het mogelijk maakt om het nummer te de-anonimiseren. De informatie die je vrijblijvend geeft over waarom je je uit laat schrijven, wordt gebruikt om je op een persoonlijke manier te bedanken en te groeten en uiteraard om onze diensten te verbeteren.

Onderzoek
Verkoopgegevens worden soms voor onderzoek t.b.v. of statistieken over Lekkernassûh gebruikt, maar uitsluitend volledig geanonimiseerd.

Welke rechten heeft u?
Op grond van de AVG kunt u ons verzoeken om:

• inzage in uw gegevens;
• correctie en verwijdering van uw gegevens;
• beperking van het gebruik van uw gegevens;

Er kunnen redenen zijn waarom uw verzoek niet kan worden ingewilligd. Als dat het geval is dan zullen wij dit goed aan u uitleggen.

Wilt u contact over uw rechten of heeft u een klacht?
In dat geval dient u contact op te nemen met:
info@lekkernassuh.org